Afgelopen week stond bruidsfotografie centraal in het programma ‘Opgelicht’. Niet het beste programma om bruidsfotografie uit te lichten, helaas. De betreffende trouwfotograaf heeft bij maar liefst 15 bruidsparen nooit de foto’s opgeleverd. Reden volgens de trouwfotograaf: de harde schijf van 4 terabyte (TB) was stuk gegaan. Grote kans dan ook dat deze bruidsparen hun foto’s nooit terug zullen zien. Naar aanleiding van deze uitzending kreeg ik zelfs vragen van de vader van een aanstaande bruid, heel begrijpelijk natuurlijk! Ineens wordt men bewust van dit risico. Voor mij reden om deze blog te schrijven. Hoe ga ik met jullie dierbare en wellicht meest waardevolle digitale bestanden om?

Risico

Laten we eerlijk zijn, er bestaat altijd ergens een risico dat de digitale bestanden sneuvelen. Mocht er bijvoorbeeld brand uitbreken op de betreffende trouwlocatie en al mijn apparatuur gaat ook in vlammen op. Of ik krijg te maken met een gewelddadige overval direct na de bruiloft en moet al mijn apparatuur afstaan. Dit zijn voorbeelden die gelukkig heel zeldzaam zijn. Ik kan jullie dan ook gerust verzekeren dat ik jullie foto’s (bijna) niet kan ‘verliezen’. Ik hanteer namelijk een heuse ‘backup’-strategie daardoor is de kans op verlies van de bestanden zeer minimaal dan wel zo goed als onmogelijk. Ik geef jullie graag een kijkje in mijn werkwijze, want een bruiloft is fotograferen is meer dan alleen foto’s maken. En wellicht is de backup van jullie bestanden wel het allerbelangrijkste en tevens juist ook een onderdeel waar veel bruidsparen zich amper bewust van zijn.

Verversen geheugenkaartjes en lief voor ze zijn

Ik werk met de beste geheugenkaartjes en koop ieder jaar nieuwe kaartjes (ieder geheugenkaartje gebruik ik maximaal twee jaar). Tevens fotografeer ik de geheugenkaartjes nooit helemaal vol, verwijder ik de kaartjes veilig uit de computer en formateer ze in de camera: het zijn slechts details, maar juist deze handelingen verkleinen de kans op corrupte geheugenkaartjes. De kaartjes bewaar ik in een onverwoestbare ‘Peli 0945 CF Card Case’; een ‘case’ speciaal gemaakt voor het veilig bewaren van deze belangrijke kaartjes. De ‘case’ is gemaakt van polycarbonaathars (daar maken ze ook kogelvrij glas van) en is waterdicht.

Minimaal 2 backups

Wellicht het meest risicovolle moment qua ‘backup’: de bestanden tijdens het fotograferen van de bruiloft. Toch wordt er ook tijdens het fotograferen van jullie bruiloft al direct een kopie van het bestand weggeschreven. Iedere foto wordt op de camera namelijk twee keer opgeslagen op twee verschillende ‘datadragers’. Mocht er bijvoorbeeld een geheugenkaartje nadien corrupt worden en onherstelbaar zijn, dan is er een tweede geheugenkaartje! Dit ‘extra’ geheugenkaartje is in het bezit is van exact dezelfde bestanden.

Mijn geheugenkaartjes, verdeeld over twee professionele fotocamera’s.

Direct na de bruiloft

Bij thuiskomst en nadat ik jullie foto’s minimaal 2 keer extern heb opgeslagen controleer ik meerdere keren of ik de bestanden echt goed heb gekopieerd: komt het aantal foto’s overeen die op de geheugenkaartjes staan? Klopt ook de hoeveelheid data? En uiteraard bekijk ik kortstondig alvast de foto’s. Pas na deze check en als de bestanden minimaal twee keer zijn gekopieerd naar andere datadragers formateer ik de geheugenkaartjes. Tevens worden de bestanden direct geüpload naar de ‘cloud’!

Drie keer backup van jullie bestanden!

Ik zorg continu voor minimaal twee keer een backup van jullie foto’s maar ik wil uiteindelijk drie backups hebben, ik hanteer namelijk de ‘3-2-1 backup rule’.

Alle bestanden worden geladen naar een harde schijf en direct geüpload naar een beveiligde server in de cloud. Deze server wordt tevens door de hosting zelf ook weer gebackupt. Sinds vorig jaar beschik ik over een snelle glasvezelverbinding met het internet waardoor ik de bestanden direct in de cloud kwijt kan. Voor mij is dat echt heel fijn, voorheen moest ik altijd twee harde schijven rouleren naar een externe locatie om aan de goede 3-2-1 backup rule te voldoen. Mocht ons huis afbranden of iets dergelijks: jullie bestanden staan dan alsnog veilig op een beveiligde server in Amsterdam.

Tevens schrijf ik alle bestanden naar een NAS-server; dit is een opslagmedium met maar liefst 16 TB aan boord. Echter is er minder dan 8 TB beschikbaar, de schijven staan zo ingesteld dat als er een harde schijf wegvalt ik alle bestanden kan herstellen door middel van de andere schijven.

Mijn externe schijven, middelste de NAS-server.

Na oplevering

Nadat ik jullie foto’s heb opgeleverd, geef ik het bruidspaar advies voor goede opslag maar ook dan staan de foto’s in de cloud. Je krijgt namelijk de foto’s opgeleverd via een beveiligde online gallery. Je hebt de foto’s dus altijd bij de hand waar je ook bent. Tevens kan je via de online gallery ook de hoge resolutie bestanden downloaden;. Een bruidspaar doet er goed aan om die bestanden zelf ook goed op te slaan. Let op! Dit is niet een ‘service’ die ik oneindig aanbied: jullie foto’s zijn minimaal een jaar beschikbaar via de online gallery. In principe ben ik na oplevering niet meer verantwoordelijk voor backup van jullie bestanden, maar ik doe het dus wel (tijdelijk). Zeker het opslaan van de JPG-bestanden, die qua bestandsgrootte een tiental keer kleiner is dan het bestand die de camera ‘maakt’, is het eigenlijk een kleine moeite om die bestanden ook te bewaren.

Verwijder ik dan nooit wat?

Jawel, dat doe ik wel. Op jullie bruiloft fotografeer ik soms 200 GB aan data. Het is bijna onwerkelijk om al die data veilig op te slaan. De uiteindelijke selectie aan foto’s, die bewaar ik tot dusver altijd. Ook de raw-bestanden. Gewoon omdat het kan, niet omdat het moet :-).

Is mijn backup ooit nodig geweest?

Jup, van een bruiloft in 2014 die ik fotografeerde in Tsjechië. Dit stel was, ruim een jaar na hun bruiloft, op vakantie en tijdens die vakantie is letterlijk alles uit hun huis gestolen. Inclusief diepvriezer, whiskeyflessen etcetera. Zelfs de usb-stick met trouwfoto’s was meegenomen. Ik kreeg dit bericht toen ik met Elleke op vakantie was op IJsland. Ik vond het toen heel cool dat ik, ondanks onze vakantie, binnen vijf minuten de foto’s opnieuw aan het bruidspaar had opgeleverd :-).

Hoe kan ik het beste mijn trouwfoto’s bewaren?

Op dezelfde manier zoals ik dat doe, de 3-2-1 backup rule, maar dat geldt eigenlijk voor alle bestanden die je dierbaar zijn. De 3-2-1 backup rule is als volgt:

  • Drie kopieën van alle bestanden die je dierbaar zijn
  • Twee verschillende formaten, bijvoorbeeld een usb-stick en een externe harde schijf
  • Eén extra externe backup; als je huis afbrandt, hoe krijg je dan je bestanden terug?

Sla je bestanden in ieder geval minimaal één keer op in de cloud, zoals bv. Dropbox (en beveilig je Dropbox account met dubbele autorisatie). Maar kopieer ook gerust de bestanden 2 x per jaar naar een externe harde schijf en breng die elders onder, bijvoorbeeld bij je ouders. Let wel op: een harde schijf is niet een datadrager voor eeuwig, ze hebben ook een houdbaarheidsdatum, maar dat is weer een ander verhaal ;-).

En dan nog een dingetje. De betreffende fotograaf in Opgelicht fotografeerde de volledige trouwdag samen met een assistent en videograaf voor €900,-. Eigenlijk moet er dan al een alarmbelletje gaan rinkelen: goede en professionele apparatuur is erg duur, laat staan het betalen van twee werknemers. Zeker als je er als trouwfotograaf ook netjes de Belastingdienst van wilt betalen en er ook zelf nog iets aan over wilt houden. Gebruik je gezonde verstand bij het boeken van een trouwfotograaf: het gaat om veel meer dan enkel foto’s maken!